不合理的要求怎麼拒絕？溝通專家教7招職場自保

lionking0809

摘要：工作已經堆成山，主管、同事又不斷交辦新任務，很多人因為怕得罪人，只能勉強答應，最後把自己累垮。溝通專家分享7個職場自保方法，從開門見山、提出解法、堅定表達，到向上管理與聰明拒絕，教你在尊重他人的同時，也守住自己的工作界線。


2008年，我進入一間外商擔任行銷策略顧問。我一直認為自己的社交能力算是中等，個性又隨和，出社會工作一定很順利，但很快的，我就發現自己真是大錯特錯。進公司不到一個月，就碰上了和公司同事溝通上的問題。

在顧問公司工作，工作量是根據負責的客戶及其要求來決定的，因此時常一整天都忙著處理客戶的需求事項，而導致我本來該做的事情必須加班處理。然而，當時我的直屬上司卻又經常將自己負責客戶所交付的工作丟給我，還說明天必須完成。即使我的工作已經堆成山了，一旦他們這樣說，我也會毫無怨言的乖乖接下來處理。

我就這麼拚命工作，做到自己精疲力竭。離開公司後，便選擇踏上留學之路。那時獲得的動力讓我成為教授，繼續走在現在這條路上。我在美國留學、就業，在這裡生活超過10年，就近觀察美國人在不同的工作崗位上或不同職等地位時是如何自信大方進行溝通，對我而言是相當巨大且新鮮的衝擊。我自己也做了功課，套用在過去經驗上後，這才明白自己為什麼在當時的公司過得不好。

以下分享如何專業明哲保身的3項策略，也是《哈佛商業評論》以及《富比世》中經常談的內容。

打造職場必備的專業底氣

有沒有既簡單明瞭又能有效傳達訊息的說話方式呢？可以參考以下內容：

1.開門見山

例子：

「部長，感謝您百忙之中抽空給我。所以說……其實就是……我要跟您說的就是……」

修正後：

「部長，今天要跟您報告的是有關我目前手上正在進行的專案，主要有3件事要跟您商量。」

層級越高，很多人就更看重時間，在溝通時請捨去不必要的猶豫語氣，記得去頭去尾的直接說明白，開門見山的說出對話的重點。

2.點出問題，給出解法
我們要在點出問題點的同時提出解決辦法，一個只會點出滿滿問題的員工，主管會怎麼想？一定是馬上回答：「所以呢？現在是要怎樣？」事實上，一個會做事的員工不僅要會點出問題，還要能夠提供可行的2、3種解決辦法。

例如：「因為有這樣的問題，所以我稍微思考了下解決方式，大致可歸納為3種，第1種……」如此一來，主管就能在你準備好的對策中去判斷，心理上的負擔會減輕許多。更重要的是，他會認為這名員工的能力很不錯，懂得把決定權交給他，但同時也反映了自己的意見，主管會希望和這樣的員工繼續共事下去。

3.記住非語言傳達的訊息
試著回想你和公司其他部門或比自己職等高的人開會時，自己通常是怎麼樣的吧！是否在還沒開口前就已經無法和其他人對視，且肩膀垂下來了呢？就非語言的訊息而言，這樣已經在傳送「我對自己的意見沒信心」、「我怕你」的訊號。

若對自己的工作及成果很有信心，就請挺起胸膛，看著對方眼睛。這並非是要掩飾自己的不足，也不是要你戴上面具刻意造假，我是想告訴大家，沒必要刻意貶低認真工作的自己，更不必否定自己的成果或想法的價值。

矛盾衝突時的自保4招

公司也是集結眾人的群體，自然也會有人際關係的矛盾衝突，這時只要記住以下幾點：

1.發言時抱持開放態度
「他本來就是這種人。」

聽那些在公司與其他人產生矛盾衝突的故事時，經常能看到許多人是這樣想的。人們事前已經想好，然後用自己設定的尺去衡量另一個人，好像「我百分百了解那個人」一樣。然而，這樣的作法不僅不正確，也對自己沒有好處，都已經評估完成的人，未來又能期待什麼呢？

我們必須盡快改變自己想法，讓自己抱持著「我不可能知道這個人所有狀況和心態」的念頭，不要妄自揣測，而是親自去問。若他反對我的意見，要認為他並不是因為討厭我才這麼說，而是要想成「一定有過去某種經驗或原因，讓他自然而然這麼想」。如同以下的舉例，提問時抱持開放態度，能減少與對方不必要的摩擦。

「部長，剛剛會議中您提到我的提案尚有不足，我可以進一步了解是哪一部分讓您覺得不夠完善嗎？」

2.保持堅定
韓國社會存在位階文化，這使得許多人不太敢闡述自己的意見。但能在尊重對方的同時，又大方明確表達自己意思的能力相當重要。

商務上這類的表達自我與溝通能力是必備的，我們必須以尊重的語調發言，並體貼他人情感，且避免使用指責或攻擊性的說法，先保持同理對方立場的姿態。

專業又成熟的溝通方式，關鍵在於以具體依據及理由作為基礎發言，不具攻擊性，表達自己立場的同時也認同對方的情緒及觀點，並且保護自己的權利。

3.管理主管
我們通常認為是主管在管理我們，但並不完全是這樣的，我們也可以「向上管理」（Managing up）主管。可以採取以下策略：

• 針對自己被分配到的專案，要求主管設定明確的角色以及責任（Roles and Responsibilities），此外也和主管分享自己對專案所設定的目標。
• 定期報告執行情況。太頻繁的更新進度會使人感覺不夠獨立，不妨可以每一季約好固定時間進行約半小時的會議。
• 同理並認同主管立場。主管也會有來自他身分的苦衷，若員工願意先同理這件事，表達出自己能體會的話，因主管也是人，自然會心生感激，甚至更進一步想幫你。
  

適當強調自我管理的能力。我們必須不著痕跡的展現，或於對話中透露自己在專業領域中是如何自我管理的，並盡量別太常拖延工作上的期限。若已經能預想到家庭的影響因素，應盡可能事前掌握並準備好應對方式，並每一季事前訂好家庭重要活動行程，事前告知組員等，務必保持溝通，讓事情不會突然急需變更。

4.面對不合理要求需要聰明拒絕
有不少人碰到在跨部門合作或團隊合作時，總是難以拒絕他人要求，導致自己焦頭爛額後，最後選擇離開公司。我想給這類型的人以下2種建議：

• 接獲請求時不要馬上回應，可以先表達感謝之情，但仍必須告訴對方自己要視行程及當下工作量後再回覆。間隔幾個小時，甚至幾分鐘都好，就是不要當下應允。
• 確認自己行程及工作量後，若認為已經超出自己能負擔範圍，就要老實說：「很謝謝您的提議，雖然我也很想參與這個專案，但目前手頭上還有已經投入6個多月心思的主要專案在進行，我希望可以做到一個段落，期盼下次還有再共事的機會」。我們可以像這樣提及下次機會，同時也清楚表達目前無法共事的意思。