如何開一場高效率的會議？

天龍

你印象中的會議是什麼樣子？枯燥、冗長、沒有結論？開會，是上班族的惡夢。無論員工或主管，學習如何有效率開會，等於是在為領導才能加分。

會議，是職場不可或缺的溝通方式，但許多上班族一聽到「開會」就頭痛，因為大家所熟悉的會議總是漫長又無聊，不是各說各話、沒有結論，開了等於白開；不然就是發言不踴躍、全憑少數人說了算，決議既不客觀也不全面。到頭來，「開會」成了浪費人力和時間的代名詞。

開會成本遠比你想像昂貴
未來企管顧問公司總經理廖年明說，學習「會議管理」，可避免會中出現人多嘴雜、或發言集中於少數人身上的「一言堂」現象，真正讓會議收到集思廣益的效果。再者，主持會議是主管的領導技能之一，「不會開會的主管，領導威信蕩然無存。」無論一般員工或主管，學會開好會，等於是在為個人領導才能加分。

不過，廖年明說，學習會議管理，最現實的理由是「會議成本相當昂貴！」撇開場地租借費用、以及眾人齊聚一堂的薪資成本不談，企業多數決策都是透過會議討論誕生，一場會議可能決定企業發展走向，倘若一個結論不當，很可能會賠掉一整家公司！

前置作業格外重要
廖年明指出，正確的會議流程應該有4個P：

1.Prepare a meeting充分準備會議：確認會議目的、選擇參與人員、妥善規劃議程、會議準備事項展開、明確會議通知。

2.Participate a meeting正確參與會議：遵守會議紀律、確實做好會前準備、正確的發言與傾聽、清楚的報告、負責的態度。

3.Preside over a meeting有效主持會議：要有清楚的開場白、適時的澄清與歸納、釐清推論與事實、明確的問題對焦、活用問題系統。

4.Problem shooting會議的問題射擊： 有人離題、人身攻擊、有人抱怨、會議僵持不下、有人推諉塞責、發言不踴躍，必須即時妥善處理。

廖年明強調，在會議的前置作業中，「妥善的議程規劃」格外重要，因為「會議目的是在解決問題，議程就是問題解決的邏輯。」因此，會議發起人必須事先投下大量時間，預先進行議程的安排，以利會議順利推展。

會議的亂源可能就是你！
成功會議的第一步，在於與會人員對自我角色的認知。多數人總認為，如果會議失敗，「主持會議的主席要負全責」，殊不知自己身為一個與會者，在會議中的言行也足以左右會議成敗。廖年明說：「許多學員上完課後驚呼：原來造成會議失序的最大亂源就是自己！」而會議僵持不下的常見原因有：

1.本位主義：站在各自立場發言，各執一詞互不相讓。例如業務部門人員在會議上向研發部門要求：「我需要給客戶產品sample（樣品），請研發部門馬上提供。」研發部門的回覆是：「我手上有很多專案在走，你要sample請先申請，按照程序走。」

2.人身攻擊：對人不對事，發言出現情緒性字眼。

3.各說各話：例如A在會議說：「我認為公司應該引進最新的作業軟體，因為市場很大，可以增加營業額。」B回答：「每種作業軟體都要引進，公司哪有那麼多預算？」A的出發點是「營收」，B卻是「成本」上的考量，根本是兩種論點。

會議成敗 主席是靈魂人物
廖年明不諱言：「會議的成敗，關鍵還是在主席身上。」每個人都有機會擔任會議主席，而非主管或老闆的專利。如何從眾多發言中理出頭緒，以及避免討論議題失焦，這種「歸納」與「對焦」的功夫，是主持會議的基本功。

會議中意見分岐時，主席必須扮演居中協調角色，廖年明舉例：在會議中，業務與生產部門為了交貨問題爭執不下，業務部門要求今天要交10K給客戶，否則客戶會斷料停線；生產部門則堅持來不及做，因為機台要傍晚5點才能修好。主席必須傾聽雙方理由，結果發現生產部門並非不幫忙，而是機台無法交出那麼多貨量，而業務只要不讓客戶停料斷線即可，交的貨量其實不必那麼多。溝通彼此真正需求後，雙方各退一步，在會議中成功化解分歧。

此外，對於與會者的言論離題、人身攻擊、發言不踴躍、推卸責任、發牢騷抱怨等狀況，主席也要練就「見招拆招」的本領。

無人島

關於會議，最近讀一篇好文，也想在此回應一下：一小時的討論訂為 50 分鐘、不發言的人不用來！丹麥人這樣開高效率會議

想想要充實私人生活，只能提早完成工作，讓工作時間發揮出最大的工作效益。其中，最關鍵的就是「開會」。就算其他工作做得再有效率，若被迫得連續參加幾個冗長會議，一天的時間很快就過了。事先決定會議的「結束時間」，絕不延長！丹麥人召開會議時，不只擬訂開始時間，連結束時間也會事先決定好。一旦仔細決定結束時間，大家就會迅速討論，不拉長會議時間。此外，也會事先設定會議議程及目的，並且盡可能在時間內做出結論。

萬一會議上無法做出結論，也絕不延長會議時間。因為就算當場將時間拉長，也會有很多員工離席。即便沒有得出結論，也會先打住當日的討論，約定日後時間再議。這就是丹麥式的開會方式。順便一提，疫情期間大家發現線上會議的效率極佳，現在就算是同事處在同一個辦公室，選擇召開線上會議的情況也愈來愈多。

關於開會的方法，會議專家培尼雷這樣建議：「 會議時間不用一定要設定為整點。 例如，將三十分鐘的會議設定為二十五分鐘，把一小時的會議設定為五十分鐘。這樣做就能讓大家自然注意時間的運用。」原來如此，這還真是有點創意的想法。三十分鐘的會議訂為二十五分鐘，一小時的會議訂為五十分鐘，確實會讓人無意識地留意時間。而且，這樣做會議與會議之間就能生出五或十分鐘的空檔。這段時間不僅可以稍微休息，也能快速預先瀏覽下一個會議的議程。

關於議程，培尼雷表示會議一開始就讓大家了解議程非常重要。不只是會議主持人，若全部與會者都能知道議程的話，當討論離題時，整場會議比較容易拉回正軌。因為當討論岔題時，不只會議主持人，其他與會者也能指出問題所在，讓會議快速回歸正題。為了提升會議效率，讓全部人都知道議程並留意時間是很好的方法。

關於會議或活動的出席人數，也有可下工夫之處。哈斯曾經去日本出差，他回憶在日本的開會情況時表示：「 會議出席人數多到嚇死人。 從最高負責人到第一中間管理職、第二中間管理職，還有首席祕書、第二祕書等（笑）。」看來在丹麥人眼中，日本人的活動或會議的出席人數多到令人不敢置信。真的需要全部人都出席會議嗎？召開活動或會議時，大家可以試著再想想，真的需要把全部人都叫來嗎？又或者當被告知要參加活動或會議時，你可以停下來想想，自己真的需要參加嗎？將活動或會議人數減到最少的程度，也是尊重彼此的「時間價值」。人數少討論就快，沒有出席的人也可以把時間拿來用在其他工作上。

順便一提，在丹麥，不發言的人不會被叫來參加會議。因為，開會的目的是要交換意見，不發言的人即使在場也毫無意義。

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