開一場會成本驚人！一個簡單算式，看出我們把多少金錢砸在「開會」上

lionking0809

開會占用了許多人和組織的大量時間，近年曾有人估算，每天光是在美國就有5千5百萬個會議要開。對團隊和組織而言，會議必不可少；少了會議的話，組織內部的民主治理、包容、參與、爭取認同、溝通、心理依附、團隊合作、協調與向心力都將大打折扣。真正需要根除的是效果不彰的會議、浪費時間的會議，以及沒有必要的會議。

計算開會成本最基礎的方式就是考量時間和薪水。首先，將每位出席者的開會時長乘以他的時薪，再把所有出席者的數字加總。

舉例來說，假設有7位處長級的主管要開團隊會議，總長1小時，出席者的平均年薪為12萬美元（換算時薪約為1小時60美元），那光是這場會議就耗費了420美元的成本；倘若這個團隊會議每週要開一次，持續一整年，那麼單單這個會議的年度總成本就要2萬1千美元左右。

或假設有一場更高階的領導人員內部會議，12人出席，長度為2小時，每人平均年薪為24萬美元（約為每小時120美元），單是開一次會的成本就要2880美元；如果隔週開一次會，整年的總成本約為74880美元。

從這裡可以輕易看出，開會次數一旦乘上人數、不同職等與時長，成本頓時就高得驚人。

接著再從公司的角度檢視這個問題，進一步推算：以Xerox公司為例，該公司曾估算製造與開發部門的開會成本，部門員工共有2萬4千人，若論開會時間與員工薪水，每年估計需花費1億零40萬美元；也有研究指出，約有15％的人事費用是消耗在開會上。

最後，放眼整個社會，愛麗絲．凱斯的分析粗估美國每年支出的開會成本上看1兆400億美元，等於2014年美國GDP的8.2％。

有意思的是，這些數字其實還低估了開會成本。上述數字都不是依照「總雇用人事費」來計算，否則應該納入員工福利的成本，此外也忽略了涉及開會空間、開會設備與出席者潛在交通費的直接開銷。

況且（或許也是最重要的一點），這些數字並未考慮到跟爛會議有關的間接成本──所謂爛會議就是出席者覺得是浪費時間的會議。

3種爛會議的間接成本

1. 間接成本包含機會成本，換句話說，這些時間本來可以花在其他更有成效的地方，即便只是靜靜探索自己的想法或激盪新點子（比如讓自己喘口氣，停下來回顧和思考）。

2. 另外，還有員工不得不熬過爛會議的潛在心理成本，這包括員工的投入度減損、心生不滿、士氣下降，以及耗費時間反覆回想跟埋怨爛會議。

3. 最後，有個概念叫「會議後復原症候群」（meeting recovery syndrome），指的是開完一場令人惱火的會議之後必須花時間冷靜下來，這個復原過程影響的不只是氣惱的出席者，還可能波及身邊聽他抱怨、提供支持的人，吸光旁人的精力。

一旦把所有直接成本和潛在間接成本納入考量，就明白砸在開會上的錢龐大得不可思議。

如果把會議視作一種溝通工具，這搞不好是組織營運費用裡頭最大宗的未登載支出項目。我可以很有信心地說，除了開會之外，一個組織決不會如此漫不經心地砸這麼多錢在其他投資項目上；另一方面，不管是面對特定單位抑或是全公司上下的會議，卻又只投注如此稀少的資源來衡量、評估、設法改善開會狀況。