主管的價值，不在於「我做得比較快」－實作篇

陽光色叔

在本人的前一篇〈主管的價值，不在於「我做得比較快」－觀念篇〉裡，我談的是觀念：主管如果永遠用「我自己下去做比較快」的方式處理問題，很快就會變成部門的產能瓶頸，最後拖垮自己、拖垮團隊。

這一篇，我則想分享一盤比較簡單的目標與作法，讓你可以具體實踐：

如果你現在是新手主管或是受員工高度依賴困擾的情況，只要開始做這三個練習，你就會慢慢從「總是自己衝在最前面的人」，慢慢轉換成「讓別人也衝在前面的人」。

練習一：先問三個問題，再給答案

員工問你「怎麼辦」時，先問完三個問題，再給任何建議。三個問題是：

你現在掌握哪些資訊？
你覺得可能有哪些做法可以解決這個問題？
如果要你自己選一個做法，你現在最傾向哪一個？為什麼？
多數情況，走到第三題，員工腦袋其實已經在運轉了，而你要做的不是「給答案」，而是幫他補漏掉的資訊，同時幫他看風險有沒有想清楚，最後幫他調整作法結構。

這個練習的重點在於；把你的專業，從「代替員工思考」，改成「幫助員工思考」。

只要持續這樣的互動方式，久了會出現一個變化，同一個員工再跑來找你時，他開口就會變成：「我目前掌握的資訊是 A、B、C，我想過兩個做法，偏向第二個，原因是……你看有什麼地方要調整？」，這時候，你已經是「透過人解決問題」，而不是「被所有問題綁在自己身上」。

練習二：每週刻意把一件「你本來會自己做」的事，拆給別人做

新手主管常見的掙扎是：「我知道要授權，可是他們真的做得比較慢、品質也不穩，我最後還是要收尾。」，所以你不敢放手，結果就永遠放不了手。

這個練習很簡單：不是什麼都放，而是「每週只挑一件」你本來會自己做掉的事，刻意改成「帶人做」。怎麼做？四個步驟：

先把成果講清楚，包含了；交付時間：什麼時候前要完成？交付形式：簡報？表格？報告？評估標準：怎樣算「可以交出去」？
和員工一起拆步驟，讓員工自己說：「如果是你，你會怎麼一步一步做？」，你只在必要時補充：「這一步記得先確認誰」、「這裡可以先用舊模板」。
約定中間檢查點，重點在於不要最後一天才看成果，中間可以安排 1～2 次「進度／草稿」檢查，每次的檢查，你只負責調整方向，不幫忙代工。
接受 80 分，而不是每次都要求 100 分。畢竟第一次就要做到跟你自己作一樣好，這好像不太合理，所以應該允許他第一次只做到 70～80 分， 再用回饋慢慢調到 90 分以上。
你可能會有的擔心：那如果搞砸了怎麼辦？但很現實的說，你一定會遇到「做得不如你預期」的狀況，甚至有時候真的會出包。這時候，你可以提醒自己一件事：這不是員工單純搞砸，而是你們一起在付「訓練費」。你多花一點時間教，讓他下次可以自己搞定；跟你持續每次自己下去做、每次都熬夜收拾的成本比起來，哪一個比較貴，其實很清楚。

練習三：固定一個「檢討行動，不抓戰犯」的時間

很多主管的檢討是這樣啟動的：出大包－>情緒很高－>會議變成「誰的錯」大會
結果是：員工學到的是「犯錯很危險」，而不是「怎麼優化做法」。

所以，這個練習是反過來做：每週固定一次 30 分鐘，選一件「做得不夠好，但還在可控範圍」的事情， 宣告這 30 分鐘只有一個目的；檢討做法，不抓戰犯。

會議可以這樣進行

先界定事件，本週哪一件事「結果不理想」或「可以更好」？記得只選一件，不要全都來一起
回答三個問題

(1)當時我們是怎麼判斷、怎麼決定那樣做？
(2)事後回頭看，關鍵失誤點在哪兩三個？
(3)下次遇到類似情況，我們要多做什麼／少做什麼？（都限制在2個點以內）

寫下來，變成小規則
(1)開個簡單文件，標題就叫「XX 團隊檢討筆記」
(2)每次檢討，多兩三條下次要做的調整
(3)下次開會前，先回頭看上一次寫的內容，有沒有真的照做

這個練習在做什麼？它在幫你改一個很關鍵的習慣：從「出事才檢討、檢討就找人」，變成「固定檢討、檢討就改做法」。員工慢慢會習慣文化是：犯錯會被拿出來講，但不代表被處死，只要願意一起調整做法，就有學習價值；主管也會發現：同樣的錯誤不會一直重複，檢討會議變短、變聚焦，員工比較敢把問題提早丟出來。

小結：從「技巧」變成「習慣」，這三個練習看起來都不難：

• 先問三個問題，再給答案
• 每週刻意把一件「你本來會自己做」的事，拆給別人做
• 固定 30 分鐘，只檢討做法，不抓戰犯
  

真正有難度的，是你願不願意每週都做一點點調整，而不是看完文章，點點頭就結束。當你開始用這三個練習，逼自己少動手、多動口、多動腦幫員工調整做法時，你就正在往「真的在做管理」的方向前進。

最後再把上篇的那句話搬出來一次，當成這兩篇文章的收尾：管理的價值，在於透過人去解決問題，而不是靠自己的專業能力去解決問題。