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當法令規定文書應以書面保存時，可否以電子文件為之？其以電子文件保存文書時，電子簽章法有何規定
現行法令針對重要書面文件多設有保存期限之規定，因傳統作業環境中以紙張為媒介之書面文件可以長期保存，留供日後有證明之需求時，作為查驗之用。惟以現代資訊科技發展的儲存技術（如磁碟及光碟）亦可具有類似書面文件保存的功能，如能將書面文件以數位化的方式長期保存，除可達到簡化資料儲存及檔案保管之作業，並可發揮節省成本及人力之效益。
為符合資訊科技發展應用之需求，我國電子簽章法第六條第一項及第二項規定：「文書依法令之規定應以書面保存者，如其內容可完整呈現，並可於日後取出供查驗者，得以電子文件為之。前項電子文件以其發文地、收文地、日期與驗證、鑑別電子文件內容真偽之資料訊息，得併同其主要內容保存者為限。」換言之，凡依法令規定需保存書面文件之事項，只要電子文件可完整呈現書面文件之內容，並且可日後取出供查驗者，依我國電子簽章法規定，便可取代書面文件而以電子文件為保存。
資訊科技日新月異，在電子文件製作保存當時可能以符合當時需要之科技為之，惟歷經一段時間以後，可能會因科技進步，產生作業系統已遭淘汰或其他格式上不相容的問題，而會有無法順利讀取之困擾。因此，保存電子文件時應注意電子簽章法第六條第一項對於電子文件應「可於日後取出供查驗」之規定，除應重視文件之「保存性」外，亦要特別注意可讀性的問題，例如，為保存電子文件製作備份時應考慮將作業系統一併備份等。此外，其所保存之資料訊息必須包括電子文件之發文地、收文地、日期與驗證、鑑別電子文件內容真偽之資料訊息，以供日後用以確認電子文件之內容。
我國電子簽章法原則上規定得以符合一定條件之電子文件為法定保存，但為保留適用上彈性，我國電子簽章法第六條第三項亦授權各目的事業主管機關對於性質有特殊考量或目前尚不宜以電子文件為保存之項目，得於檢視斟酌後，以法令或公告之方式，排除電子簽章法第六條第一項規定之適用。同時，為因應各應用領域不同之安全需求以及行政上之特別需求，電子簽章法第六條第三項亦授權各目的事業主管機關得就其應用技術與程序另為規定，但該特別規定應公平、合理，並不得為無正當理由之差別待遇。
來源：聯晟法網
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發表於 2014-1-9 00:07:19
