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總覺得時間不夠用？你需要「能量管理」！
管理時間並不是最終目標，而是要透過管理時間，進一步達到有效的能量管理。因為每天的時間有限，我們不僅需要明智地利用時間，還要確保把能量投入最重要的事。
工作效率殺手──急迫感
莎拉是醫院主管，正在為掌握自己的生活奮戰，但覺得自己節節敗退。她三十五歲，單身、獨居，由於沒有家累，所以工作想做多晚就能做多晚，結果讓她很難在下班後離開辦公室。
她天生善於解決問題，大家遇到麻煩時似乎都向她求救，使她覺得根本沒有屬於自己的時間。她的辦公桌上堆了一大疊郵件、備忘錄和尚待完成的計畫。莎拉說，她想做一個有效率又有創造力的人，但因為做事沒什麼效率，她似乎也找不到時間發揮創造力。
我們告訴客戶，管理時間並不是最終目標，而是要透過管理時間，進一步達到有效的能量管理。因為每天的時間有限，我們不僅需要明智地利用時間，還要確保把能量投入最重要的事。我們太常把時間花在那些無助於任務進展的事情上，也在這個過程中耗盡能量。
柯維在《與成功有約》一書中生動刻畫了這一點，描述生活中迫切的事（似乎是眼前最需要處理的事）常常擠掉重要的事（長期來看影響最深遠，但並非需要馬上處理的優先事務）。不少企業文化也是如此，大家總是覺得事情緊急，所以很難退一步做更深思熟慮的抉擇。
急迫感正是莎拉的問題。她向來匆忙緊張，永遠都在回應他人的需求。一整天下來，電話、電子郵件和帶著急事上門求助的人，都在消耗她的能量。發揮創意的腦力激盪、反省、擬定長期規劃和寫案子這些事，都被擱在一邊。之所以如此，有部分是因為她的專注力很難持久。
儘管她對自己一心多用的能力（譬如一邊講電話、一邊回覆電子郵件）感到自豪，但是她很難全心投入任何一件事。她的下屬已經知道，如果不把問題歸納成幾個重點，莎拉就沒辦法吸收。不幸的是，不是每個問題都能簡單解決，尤其在涉及個人問題、而非特定工作時更是如此。雖然她天生就會照顧別人，但大家覺得她來去匆匆，總是找不到人。
管理能量，找回生活的專注力
莎拉建立的第一個儀式，是在早晨起床後花二十到三十分鐘，把平日對周遭事物的注意力轉移到內心世界。她在日記裡寫下工作和個人生活中的問題。書寫讓她覺得自己不只是一台工作機器，也讓她有機會反省和他人的關係、工作本身和工作之外的事。
接著，莎拉花十到十五分鐘在我們勸她買的個人工作記事本上，列出一天要做的事。莎拉原本很排斥寫下待辦事項，但她承認事情已經多到她沒辦法一一記住。最後，在去上班的三十分鐘裡，她建立一個做好心理準備的儀式：把這天的工作都想一遍，觀想自己如何處理眼前的特定挑戰。
莎拉花了一個多月的時間才讓這些儀式上軌道，部分原因是她一開始很排斥被固定的行程綁住。不過她漸漸發現，晨間儀式真的有助於穩定心情、集中精神，讓她覺得更自在，不再被那麼多事情包圍。等她比較能自動自發地進行晨間儀式後，她下決心要改善上班時處理事情的優先順序。她通常是一上班就馬上進入反應模式，閱讀前晚累積下來的電子郵件、回覆留言或招呼來訪的人，現在則改為在最初一小時處理她認為最重要的案子。莎拉敲定在早晨八點到九點之間做這項工作，一來精神最好，二來時間愈晚，需要她處理的事就愈多。她交代祕書，除非是緊急狀況，否則她這六十分鐘內不想被打擾。
莎拉多半利用這段時間來寫案子，以前她都是用週末時間寫。用有效處理自己案子的方式來展開一天的生活，讓她很有成就感，也提升了一天的能量。莎拉還報名了有氧健身課，晚上七點上課，一週三堂。上課除了讓她一定得放下工作，還能在忙碌一天後獲得心智和情緒上的復元。這段時間更讓她有效從工作情境轉移到家庭生活。
最後，莎拉幾乎每天固定休息兩次，確保能量得到間歇性復元。醫院的自助餐廳在另一層樓，她規定自己上午十點半和下午三點半去那裡休息十到十五分鐘。由於工作的關係，她不一定每次都準時休息，但盡量在差不多的時間小歇一會。雖然只是普通的休息，但可以讓她從繁忙的工作中暫時脫身，吃點水果，喝杯茶，和大家聊聊天。
莎拉一開始很難做到不及時回應大家的要求。然而等到第二個月，她發現自己愈來愈自由，思慮清晰，且工作效率大增，她覺得這些比心中的內疚重要得多。因為她的專注力和生產力都提升了，所以不管是要談工作上的策略性問題，還是討論大家的個人疑慮，她都更樂意付出時間與人相處──尤其下班時。令她吃驚的是，新的生活方式讓她覺得更自由，更放鬆 。文／吉姆・洛爾
摘自《用對能量，你就不會累》
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發表於 2024-6-28 00:50:26
