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時效管理：做時間和效率的智者
比如法爾札內會心安理得說「不」、老劉的時間統計大法、史蒂夫給自己設置的「死亡倒計時時鐘」，這些更偏方法和技術，是 時間管理「術」。
另一類時間管理更偏「道」，我把它們稱之為效果管理。比如，布倫特不「盲目」追求忙碌，在忙碌到失控時懂得喊停，思考自己在哪裡出了問題、對自己最重要的事情究竟是什麼；史蒂夫不受誘惑、不接受泛泛之名，潛心追求自己的目標。
時間管理的「道」不是技術方法，而是觀念、原則、終極目標。這離不開那些讓我們頭疼卻又重要的問題：你想成為什麼樣的人？過什麼樣的生活？我認為，每個珍惜時間、熱愛生命的人，要做的不是時間管理，而是時效管理。
單純追求時間管理，很有可能讓我們陷入兩個困境：第一，為了快而快，追求速度；第二，為了做更多而快，追求數量。當你完成待辦清單上的十件事，那種充實感和成就感會比你只完成五件事要多。但是你要知道，那種充實感和成就感可能是虛假的，那不是真正的時間管理，只是我們浪費生命的另一種形式。除非你所完成的都是你願意做的，並且忠誠地服務於你制訂的目標。但我們很多人，根本沒有「人生目標」。
忠誠於自己並能夠實現的人生目標，是我們過好這一生的祕訣，是我們體現「這輩子值得」的最大效果。當然，能夠做好第一層的時間管理，完成自己的生活和工作任務，已經很了不起了。但我們不該止步於此，在做好時間管理的基礎上，還要去做效果管理，檢驗我們所走的每一步是不是在為自己的目標服務。「時間管理＋效果管理＝ 時效管理」，這才是我們應該追求的生命管理。所以，我們還是分步驟來討論如何實現時效管理吧。
第一步，先從 時間管理入手。市面上關於時間管理的書籍和課程數不勝數，我曾經撰文做過總結，市面上提供了那麼多工具和方法，其實可以總結成四種方法。所有的時間管理方法幾乎都是從這四種延伸而出。這裡先做個簡單的回顧。GTD時間管理法這個概念源於大衛．艾倫（David Allen）的《搞定》（Getting Things Done）這本經典書。
根據書中概括，GTD（Getting Things Done）的主要原則是：「把所有事情都從你的腦袋裡弄出來。在事情出現而不是在事情爆發的時候，就做好相關行動的一系列決定。以合適的類別組織好專案的各種提醒，以及下一步的行動。保持你的系統更新和完整，充分地檢查，使你在任何時候都能信任你對你正在做（或者不做）的事情的直覺選擇。」
和其他時間管理專家不同的是，艾倫並不把重點放在設置任務的優先順序。他提出制定出在各種環境下的任務列表，例如，制定一個需要打電話的清單，或者在市區才能完成的事情的列表。而不需要建立任務清單的事情，比如兩分鐘內能夠完成的，他建議應該馬上做。
時間管理 GTD
具體來說，GTD這套方法執行起來有五個步驟。
步驟一：收集。
把任何你需要追蹤、記住，或者要做的事情全部記錄到「收集箱」中：比如電子郵件、筆記等。把你腦中所有東西都清理出來，放入你的收集設備中，準備進行下一步的處理。每天抽幾十分鐘收集一下腦中的資訊，記錄到你的收集設備中。
步驟二：處理。
將你收集到的任何資訊進行處理。每個星期至少處理清空一次你的「收集箱」。處理你的「收集箱」要遵循五五項工作流程：
一、從第一條資訊開始處理；
二、每次只處理一條資訊；
三、不把任何資訊放回收集箱；
四、如果有任何一項需要做，馬上執行（如果花的時間少於兩分鐘）；
五、委託別人完成或者將它延期（兩分鐘內無法完成的），否則將它存檔以便查詢，或者為它定義合適的目標與情境，以便下一步執行。
步驟三：組織。
GTD描述了一個建議的清單集合，你可以用來追蹤需要關注的事件，具體來說「清單集合」可分為四類：
一、下一步行動：對於每個需要你關注的事項，明確你可以實際採取的下一步行動。
二、項目：每個需要多於一個實際的行動才能達到目的的事就是一個「項目」；使用追蹤以及週期性的回顧來確保每個項目都有一個下一步的行動，進行下去。
三、等待：當你已經指派了一個事項給其他人，或者在專案進行下去之前需要等待外部事件時，就應當在你的系統當中，追蹤以及定期檢查是否可以採取行動或者需要發出提醒。
四、將來／可能：這些事情你需要在某個點去做，但不是馬上，如「學習C語言」或者「準備一個假期計畫」。
五、GTD中另外一個關鍵組織模組是歸檔系統，一個簡單易用的歸檔系統。通過歸檔系統，你可以迅速歸檔和提取你所想要的資訊，我的建議是建立一個按照字母順序組織的歸檔系統。
步驟四：執行。
前面三步都是為了在你做事情的時候，讓它變得簡單、容易、有趣，這樣可以緩解你的拖延，或者不被太多的瑣事所分心。
步驟五：回顧。
如果你沒有及時整理和回顧每天的資訊和行動，那麼整個GTD系統就毫無用處。通過回顧、制訂計畫或者瞭解項目進度，從而使自己總是走在時間的前面，而不是被動地被安排。回顧至少以星期為週期。
要事優先時間管理法
要事優先 時間管理法也被稱為第四代時間管理法，是由經典書籍《與成功有約》（The 7 Habits of Highly Effective People）的作者史蒂芬．柯維（Stephen R. Covey）和另外兩位作者提出的。第四代時間管理是以周為單位的，具體分為六步。
步驟一：思考自己的構想和使命。
可參考的清單：
一、列出三～四項你認為是你生活中的重要事務；
二、考慮你可能認可的長期目標；
三、想想自己生活中最重要的人際關係；
四、思量你想做出的貢獻。
步驟二：確認自己的角色、個人發展。
比如，丈夫／父親、職業等。
步驟三：為每個角色選擇第二象限目標，即《與成功有約》中提到的「不緊急但是重要」的事，每個角色圍繞身體層面、精神層面、智力層面、和社會層面來確定目標。
可參考的清單：
一、我能做哪些最重要的事情，以產生最大的積極效果？
二、如果我在下一週達到了這些目標，那會怎樣？
三、我能做哪些最重要的事情，以產生最大的積極效果？如果我只完成了其中一部分，又會怎樣？
四、那會在我的生活中產生正面效果嗎？
五、如果我每週都這樣，又會怎樣？
六、那樣，我會比現在更有效嗎？
步驟四：每週圍繞第二象限目標安排其他活動，把它們設為當日要務。
步驟五：每天開始前，貫徹誠信原則。
步驟六：每週進行評估。
可參考的清單：
一、我實現了哪些目標？
二、什麼因素讓我得以實現目標？
三、我遇到了什麼挑戰？
四、我是怎樣戰勝這些挑戰的？
五、我從本週學到了什麼經驗？
摘錄自《關鍵突破》
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發表於 2024-12-6 01:02:19
