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將約定的日期、時間「數字化」
善用截止時間回推理論，自己和對方都不會浪費時間。
幹練與否從「約定時間的方式」就看得出來
我曾經聽一家知名酒吧的媽媽桑說過一件事，她說：「從和別人『約定時間的方式』就能看出一個人是否幹練。」
據說，他們和別人約時間時，不會用「中午以前……」「傍晚之前……」或「明天以前……」這類模稜兩可的說法，而會以「上午十一點之前」「下午五點之前」的方式，把期限「數字化」。
在廣告製片公司擔任副導的M君，也是一個「把約定數字化」的人。
廣告影片製作通常牽涉到許多工作人員，從演出的藝人、導演、製片到攝影師、燈光師等，若不能協調好這總計三十位以上工作人員的行程，就無法按照程序進行拍攝工作。
為了管理工作人員行程，M君總是隨身帶著空白行程表，詳細記錄「哪一天、在什麼時候之前、誰、要做什麼」。除了因為他本人個性開朗，更重要的是，他總能按照原訂行程指揮現場，絲毫不浪費時間，所以很快嶄露頭角，在通常三十以後才能獨當一面的廣告製片業中，二十九歲就被破格晉升為導演。
讓自己和他人都能毫不浪費的運用時間
在某個星期一早上，客戶委託我執行一個雜誌廣告工作。由於時間很趕，我必須在週末前把原稿送到印刷廠。
我拜託客戶：「這個週末我會再跟您聯絡，請在那之前完成原稿。」然而，當我在約定好的星期五打電話去，卻得到「今天○○休假」的回答，負責的人竟然在這一天請了年假。
如果負責的人不在，我就拿不到原稿。但印刷廠的截稿日期迫在眉睫，無論如何都必須在星期五這天拿到原稿才行。所以，我雖然明白非常失禮，還是直接打了好幾次電話到客戶家中，硬是跑到客戶家裡拿了原稿。
我雖然對於星期五休假的客戶感到生氣，但仔細想想，沒有事先決定日期、時間其實是自己的疏失，因此深刻反省了許久。我這才明白自己所指的週末（星期五）與客戶所認知的週末並不相同。
不決定截止時間，事情就無法開始。如果對方不確定截止時間，就請反過來，由自己設定截止時間，讓事情可以積極進行。一旦時間清楚劃分後，「什麼時候為止，要做些什麼事情」自然就會變得明確。
只要運用「截止時間回推理論」，就能讓自己和他人都能毫不浪費的運用時間。文／後田良輔
摘自《谷底翻身的38個訣竅》
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發表於 2024-12-26 01:04:58
