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彼得・杜拉克曾說：「最危險的事，就是把不該有效率完成的事，做得太有效率。」我們的時間有限，選擇做什麼、專注在哪裡，才是生產力的核心所在。
當瑣事干擾專注時，啟動「迷你大腦斷捨離」
工作 中除了核心任務，還會冒出各種零碎雜務，甚至私事也可能突然竄入腦中，打斷專注。每逢念頭一跑就立即跟著做，結果只會越做越分心。這時，進行一次「迷你大腦斷捨離」，把剛浮現的待辦快速記下，便能維持當下工作的沉浸狀態。
我在公司桌面和家中廚房中島，都常備筆記本與筆；若在路上或不便書寫，就用通訊軟體「傳訊息給自己」。如此一來，便能脫離那些干擾思緒的雜念與突然冒出的代辦事項洪流，重新專注於手上的工作。
真正切換成「下班模式」
「下週簡報要怎麼準備？」「糟了，還沒回客戶的郵件。」你大概也有過下班後仍反覆想著工作的經驗。若這種情況經常發生，即使身體在休息，大腦仍持續運轉，疲勞就難以恢復；陪伴家人或獨處時也無法專注，更談不上真正放鬆。
【解決辦法】
在下班前預留約20分鐘，先檢視今天尚未結束的事項，再寫下明天要做的工作，同樣分成三類，然後──直到隔天上班前完全不去想它們。
1.五分鐘內能完成的小事→ 立刻處理並劃掉
‧例如：把○○資料交給人資、預訂明天的部門聚餐地點、調整會議時間──下班前一次解決。
2.不一定非我不可的事→ 委託他人或直接取消。
3.緊急且重要的事→ 安排專注時段。
‧例如：撰寫明年度事業計畫：這是最優先任務，9點到12點只做這件事。
透過這樣的大腦斷捨離，把工作思緒從腦中「清空」。充分充電後，隔天只要打開事先列好的清單，便能心平氣和地投入工作。
在耗盡前，學會進入「省電模式」
為了講求效率而不給自己換氣的空隙，其實是通往「最低效率」的最快捷徑。定期安排休息與恢復，不只是停止工作，而是一種維持最佳生產力的策略性工具。
當我專注於某件事時，甚至會忘了呼吸，不自覺地憋氣。為了改掉這個習慣，我開始有意識地深呼吸。當我察覺自己正屏住呼吸工作時，就會進行「537呼吸冥想」，把它當作短暫的休息儀式。
這裡所謂的「冥想」其實並不複雜，只是暫停手邊事務，專注於呼吸。方法很簡單：吸氣5秒、屏息3秒，再用7秒慢慢吐氣，如此重複約10次。想像吸氣時將能量與正面氣場吸入體內，吐氣時則把壞能量與壓力排出，效果會更好。每天只要在起床後、下午注意力渙散時、臨睡前這三個時段刻意練習，你就會發現思緒清晰了許多。
有時孩子哭鬧得上氣不接下氣，我會對他說：「我們一起數到十，做呼吸。」呼吸次數增加，哭聲就慢慢停歇，激動的情緒也自然平復。現在，當他察覺我看起來生氣時，反而是他先提醒我：「媽媽，我們呼吸數到十好嗎？」
你是否擁有屬於自己的「休息儀式」？透過簡單伸展讓能量流動，抬頭遠望山巒或天空放鬆過度緊繃的眼睛，也都是好辦法。飯後小睡片刻，或是下班後泡個半身浴，也是極有效的恢復方式。休息儀式就是你為自己量身打造的充電方式，不必複雜。重點在於把它變成習慣，讓身心自動進入「充電模式」的訓練。
在忙碌的現代生活裡，省電模式不再是選擇，而是必需。當社會把「更多、更快」當成美德時，這種步調卻並不持久。與其等到電量耗盡後勉強修補，不如養成管理能量、提前充電的習慣，這才是更聰明的做法。
專屬於你的能量手冊：自我使用說明書
就算只是買一個小型家電，包裝裡也一定附有說明書，告訴你如何正確使用才能發揮它的性能。很多人會嫌麻煩不仔細看，但如果在使用前認真讀一遍，就能將它的效能發揮到200％。反之，如果不按照原本的使用方法，而是隨意操作，即使是全新的產品也很快會損壞。
既然連這麼小的物品都有使用說明書，那你有屬於自己的「使用說明書」嗎？你是否清楚，該如何運用自己，才能以「最佳狀態的我」來生活？又是否真正按照這個方法去實踐？
如果你的回答帶著疑惑，不妨立刻先回答以下問題：
●你一天中在哪個時段效率最高？
●你在哪種環境或空間中最能專心？
●你是否了解自己的優勢，並在工作中加以運用？
●你在什麼時候容易產生負面情緒？
●面對極度壓力時，你是否有專屬的放鬆方法？
●當人生遇到問題或困境時，你會去找誰作為你的導師或諮詢對象？
有「自我使用說明書」的人，不僅在工作上能取得更好的成果，在私人生活中也能活得更幸福、更充實。當然，每個人都不同，所以不存在唯一的「正確答案」，但一定有適合自己的「解答」。
使現在你還不能準確回答上述問題也沒關係。從現在開始，在日常生活中觀察自己、記錄自己，逐步打造屬於自己的使用說明書吧！
為了更容易理解，我先以自己的使用說明書作為例子。例一：「你一天中在哪個時段效率最高？」是弄清楚這一點，就能讓你的能量效益提升好幾倍。如果你還不清楚自己的最佳能量時段，不妨花一週時間，將每天不同時段的能量狀態記錄下來。
以我自己的觀察為例，我在上午的工作效率，比下午高出3倍以上。同樣的工作，下午可能要花3個小時以上才能完成，但放在上午，不到一小時就能結束。以前我曾試過在晚上哄孩子睡覺後寫作，但思路完全卡住，進展緩慢；反之，如果利用清晨或上午這段能量顛峰的時間，進度會更快、更輕鬆。很多時候，那些在加班到深夜都想不出來的點子，卻會在早晨通勤上班途中突然閃現。
因此，我總是在午餐前完成一天中最複雜、最困難的工作。無論是撰寫企劃案還是寫作，都一定安排在上午完成。我寧可早到公司開工，也不選擇晚上加班。
下午的時間，則安排開會、對外會議，或是需要與其他團隊合作的任務。到了大約3、4點，是我專注力最低的時段，這時我會帶著幾個議題，和總監一起邊散步邊進行點子會議或決策討論──邊走邊開會能大幅提升生產力。
晚上，我會處理一些不需要動太多腦的簡單工作。同時，為了不讓自己在能量顛峰的時段被緊急事務占據，我會先替明天做好準備，例如幫孩子整理幼兒園書包、先挑好隔天要穿的衣服、清理好清晨閱讀用的書桌──把這段時間當作「幫未來的自己鋪路」。
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發表於 2025-11-24 18:10:36
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