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如何在繁忙中打造高執行力、長持久性的個人知識管理系統？
在上「防彈筆記法」課程時，常常接收到類似問題：「Esor 你是不是每天要花很多時間寫筆記？或者晚上要空出時間整理筆記？」、「透過筆記建立工作系統看起來效果美好。但工作已非常忙碌，還有時間做這麼完整的筆記規劃嗎？」、「雖然建構出第二大腦能提升效率，但會不會在建立過程就花掉許多時間？」在繁忙工作生活中，我們還有力氣和時間去建構第二大腦嗎？雖然系統和工具起來都很好，但真正的問題可能在於我們沒有強大的執行力去完成。
這樣的困境，往往來自我們對「整理」、「系統」的預設心態，其中有幾個可以反思的問題：
1. 建立第二大腦系統，真的需要花很多時間嗎？
2. 要建立完整的工作規劃流程，真的需要額外空出時間整理嗎？
3. 要能建構並保持自己的個人知識管理系統、專案管理系統，真的需要強大執行力嗎？
這正是「防彈筆記法」這套方法想要解決的問題。
我們覺得建立系統似乎需要花很多時間和力氣，想讓系統完美往往反而更無法長久堅持。甚至常常在建構系統的過程中，花了很多時間，卻沒有真正推進任務的效益，還拖慢了任務進度。（延伸閱讀：面對拖延糾結、恐懼沒時間，我幫助自己進入心流靠一個關鍵步驟）
但是「防彈筆記法」的邏輯卻認為：
1. 要把最多時間花在任務執行，整理只要簡單且可行就好。
2. 不要額外花時間整理，執行的當下就可以是整理。
3. 讓步驟簡單可行，就能有執行力，而且可以長久維持。
例如，就算相對複雜的 Notion 系統，我們也可以簡單化管理，而不一定要建構繁複的系統架構：「打造 Notion 防彈筆記系統教學：建立大腦防護罩，抵抗混亂工作」。
「Esor 你是不是每天要花很多時間寫筆記？是不是每天晚上要空出時間整理筆記？」答：「隨手筆記，就是最佳整理。」
我實際上沒有安排時間單獨整理筆記的習慣。我不會每天晚上刻意騰出一小時來整理當日筆記，也不會每個週末計劃兩小時回顧一周筆記。因為對於多數人來說，這樣的整理習慣實際上難以做到。
晚上已經筋疲力盡，週末可能需要花時間與家人相處或外出休閒。即使有意回顧並整理筆記系統，可能已經忘記了數週前進行任務時的細節。這樣偶爾進行的筆記回顧，非常困難，需要花費更多時間，而這些都使得整理筆記習慣難以持續，甚至難以執行。
然而，如果不進行筆記整理，我們又該如何維持第二大腦系統的健康與有效運作呢？
因此，我的習慣是在執行任務的同時進行筆記整理。
舉例來說，當我在進行一個產品專案設計的過程中，我會同時開啟該產品的專案筆記。在專案筆記中，我會確認接下來要執行的任務，任務進行過程中可能會產生一些文件，或者引發一些新的想法，這時，我會直接將這些資料和想法，寫入已經在旁邊打開的專案筆記中。這樣做只需花費大約10到30秒的時間，並且這個行動之後不需要額外整理。
當下次我需要執行任何任務時，只要打開相應的任務筆記或專案筆記，我自然能看到該專案目前的進展狀態，以及上次留下的資料片段和行動計劃，這樣就可以繼續推進專案任務了。
什麼是隨手整理的實際流程？例如：
1. 我最近在進行一項產品校對的任務。在校對過程中，我會開啟我的任務筆記，確認之前累積的校對重點和細節，並將它們融入這次的校對流程。
2. 但在校對時，我可能會想到一些後續需要再次確認的細節。這時，我會花大約十秒鐘的時間，將這些想法記錄在已經打開的校對任務筆記中。
3. 有時，我可能會在這過程中接到一通電話，這通電話可能是關於另一項任務的某些細節。通話結束後，我會立即開啟對應那項任務的筆記，並在大約三十秒內記下交代的細節。這就是所謂的隨手整理。
這種隨手整理方式讓我不需要額外花時間在每天、每周或每月的固定時段做整理。所有任務所需的資料碎片、想法與行動計畫已經隨手記錄在各自的專案任務筆記中。如此一來，當執行這些專案任務時，自然可以順利進行。
這就形成了一個穩固的系統，不需要投入大量時間去整理，就能保持其效率與穩定性。
「工作已經非常忙碌，還有時間做好這麼完整的筆記規劃嗎？」答：「持續累積，日久自然就有完整規劃。」
在課堂上，我常展示自己在不同工作專案和生活目標中使用的專案筆記，如婚禮規劃、育兒成長計畫、產品專案、課程研究計畫或技能學習專案。我的朋友們經常對這些專案筆記中精細且完整的規劃結構，以及大量的筆記連結感到驚訝，並好奇一般人如何有時間和精力去進行這麼詳盡的筆記規劃？
然而，這其實是一個誤解。筆記是從無到有的過程：
即便每天只新增一百個字的紀錄，一個月後它們也會累積成為一份三千字以上的專案、任務思考筆記。同樣，如果每天增加一項可行的行動，一個月後我就擁有三十項有效的行動計畫。
當別人看到我展示的專案筆記範例時，他們看到的可能是我已經完成，甚至累積五、六年以上的專案成果，他們會對這其中的詳細性感到震驚，但往往忘記了這一切都是從零開始建立起來的。
有些朋友會問我：「Esor，如果你需要花時間去先寫好筆記的規劃，那這樣會不會讓你說的工作進度反而無法有效地推進呢？」這實際上是另外一個很大的誤解。我很少做所謂的規劃筆記。當我要執行一個專案任務的時候，很少刻意花時間對著一張空白的筆記，然後想要從0到100去制定一套這個專案任務的規劃。
長期追蹤電腦玩物文章的朋友，甚至應該也知道，我常說自己實際上沒有做年度目標規劃的習慣，但這不代表我做事情沒有目標，沒有專案。
反而，我有很強烈的專案和目標的思考，我只是不刻意花時間規劃。
這是什麼意思呢？其實我是用累積來取代規劃。當我要開始一個目標，我確實會開啟一則專案筆記，但這個當下，我只會把目前腦中可以想到的目標想法記錄下來就好，也就是我不刻意去做規劃這件事情，不刻意去把我現在沒有想到，沒有感覺的事情刻意要把它擠出來。（延伸閱讀：停止花太多時間做計畫與整理，執行就是你的計劃）
但是，一旦我建立了一則專案筆記，或許它一開始真的只有一百多個字，但是有可能今天、明天、下個禮拜，在做其他事情的時候，腦中湧出了對這個專案的某些想法，這時候結合前面隨手筆記的原則，把它快速記錄到這個專案筆記中。
就在這樣日積月累、積沙成塔的過程裡，我的專案筆記就慢慢從一百個字累積到數千個字，甚至常常累積到上萬個字，因為常常在修改，而愈來愈完整。就像我之前曾經分享過的一篇文章，我每天比起新增筆記，實際在做的是至少更新三十則以上的筆記，也就是我每一天至少會在三十個專案和任務中累積新的內容。
就是這樣子的累積精神和更新技巧，我的那些專案任務會逐步成長為一個完整的結構，但它絕對不是一開始刻意花時間去做規劃整理。
「如果要隨手做筆記，是不是需要強大的執行力，才能養成習慣？」答：「做最簡單但有效的步驟，簡化才能長久。」
前面提到了隨手筆記和逐步累積，自然就會完成一則又一則完整有效的專案筆記，也建構出一個有效的個人知識管理「第二大腦」系統。但要隨手記筆記並持之以恆，日積月累地整理，這難道不需要龐大的執行力和高度的專注力嗎？從另一個角度來看，雖然這看似不花時間，但這好像也是一般人難以做到的。
所以，這時候，我們就要想辦法把這種隨手累積的步驟設計得足夠簡單，簡單到我真的能夠隨手執行。什麼是「簡單到能夠隨手執行」呢？我自己會進行以下幾種設計：
第一，我只要把碎片化的想法行動放到它需要的任務專案筆記中就可以了。
仔細想想，這個步驟其實簡化到只需要打開任務頁面，放入一條資訊，就這麼簡單。這意味著，比如額外設定參數、分類、設計標籤、各式各樣的整理或美化等，我都不去做。我只做最簡單但最關鍵的事情：把碎片放入任務筆記，這一個動作簡單到我可以馬上執行，但已經足夠確保我之後確認任務時不會漏掉任何細節。
既然這麼簡單，它就能幫助我有效地維持這個習慣，因為它不是那麼困難，不會佔用我額外的時間，甚至不會干擾我的工作狀態和進度，但效果卻是足夠的。
在我的防彈筆記法中，另一個重點是刻意將維護系統的方法設計得也簡單但足夠有效。
我非常提倡利用搜尋功能來找到所需的專案和任務筆記。
這表示，即使我沒有複雜的分類系統，即使我不花時間去維護和整理這個系統，甚至不刻意去創造許多手動的連結和分類，只要通過搜尋就能夠找到目前在工作生活中所需要的任務筆記，並且這些筆記中包含了我隨手累積的資訊碎片，那麼這個系統就是有效的。
為什麼要如此刻意地簡化？目的是為了讓我能夠長期維護這套系統。
1. 如果系統需要我每天花時間去調整和維護，一旦我忘了做這些工作，系統就會變得混亂，難以查找所需資料。
2. 或者，如果我的系統有非常繁瑣的分類，每次加入一條資料都需要很多設定和調整才能融入系統，那麼維護這個系統的個人時間成本就過高了。
在這種情況下，大多數人實際上沒有那麼強的執行力、專注力，或者簡單地說，沒有那麼多時間去維護一個複雜的系統。即便換了更厲害的工具，也無法保證能夠持續使用，反而可能因為工具太過強大，導致我花更多時間去維護它，這樣就更難以建構起有效的「第二大腦」系統。
小結
維持有效的第二大腦系統，核心在於簡化流程，減少個人執行力和專注力的消耗。
在防彈筆記法的系統中，強調隨手紀錄重要碎片，並透過簡易的方法，直接搜尋而非繁複的分類，來有效地存取這些資訊。這樣的設計理念降低了維護系統的時間成本，又避免了系統因過度複雜而造成的維護障礙。
建立一個高效的個人知識管理系統，應便於隨手記錄，並易於日後回顧，這樣才能夠長期維持，而不會因為系統維護的負擔而放棄。
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如何維持高效能的工作，筆記是很好的工具！結合電腦功能，決定優先順序與執行細節與備忘功能，是個不錯的想法！ 希望這篇報導，能給大家更好的工作效能！
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發表於 2023-12-1 14:05:09
