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很多一直拖著沒完成的事，問題不在效率，而在它其實不重要。
1.真正能釋放時間的，不只是列待辦清單，而是勇敢寫下「不該再做的事」，把那些花時間卻違背優先順序的瑣事刪掉、委派或交換。
2.很多一直拖著沒完成的事，問題不在效率，而在它其實不重要，敢劃掉，才能把精力留給真正有價值的工作。
3.職場中學會「委婉而清楚的說不」，比默默消失更能保護時間與關係，清楚界線，反而更受尊重。
劃掉那些花時間的事
當你開始列出「非待辦事項」清單時，請確保那些花時間但又與優先事項相違背的瑣事都有被列上去。如果你不確定有哪些事，請花幾天記錄你的時間都用在哪裡。接著看著你的時間記錄表自問：「有哪些是我可以委派給別人、刪除或甚至交換的？」
我所輔導的許多年輕女性都會跟朋友或認識的人進行交換。舉例來說，一位剛從法律系畢業的年輕女孩，請她一位網站設計師朋友為她剛萌芽的律師事務所架設網站。她用來交換的條件就是幫朋友檢視與客戶的新合約。我覺得這是個很棒的方式，可以用較低的成本將待辦事項委派出去，換得你更喜歡或是較容易上手的項目。
雅莉安娜．哈芬登（Arianna Huffington）在其著作《從容的力量》（Thrive）中提到她學著處理待辦事項清單上項目的方式，就是直接不做。我覺得這個想法很棒。我們有很多覺得「應該」要做的事，但我們真的需要做這些嗎？如果你列出了要做的事卻一直沒有完成，或許正是因為這件事其實與你的優先次序相違背。如果是這樣，請直接把它從你的清單上劃掉吧。這樣一來你可以釋出更多時間貢獻給真正重要的事情。
舉個例子，當我在時代公司時，我的待辦事項中，有一項是要調整發給團隊使用的週報格式，但我一直沒有時間完成這件事，總有其他的事情會排在前面。最後，我發現這是因為報告的格式並不重要，這是一份內部文件，報告的內容才是關鍵。因此我毫不猶豫的把這件事從清單上劃掉了。
如何「委婉拒絕」
看到這邊，對於如何劃出界線與訂定界線你應該已經有些概念了。接著，我們要努力維繫這些界線。有時當一個需要花時間的需求出現，它可能落在界線之外（換句話說，根據你所設下的條件，它已經被過濾掉了），這表示你得說不。
許多「人很好的女孩」會為此感到掙扎。她們不知道如何在不傷害彼此關係的情況下拒絕對方。我承認，直到最近這都還有在我身上發生過，當我試圖避免拒絕別人，最後情況反而
更糟。
一位公司創辦人最近透過共同朋友與我聯繫，我接了這通電話，接著他請我幫忙介紹我人脈裡的某個人給他，我也做了引薦，但接著他又要我再介紹其他人。
到目前為止，我對他的幫助都還是我覺得舒服的範圍，但我不想再繼續花任何時間在他的公司上。然而，我沒有直接對他這麼說，我必須很丟臉的承認我故意忽略他的電子郵件，希望他可以懂我的暗示，因為我不想直接拒絕他。但幾天之後，他又再度寫信告訴我，他很感謝我到目前為止的協助，希望我可以繼續為他介紹一些人脈。他同時也詢問我是否有興趣加入他的公司擔任正式顧問。
這就迫使我必須要跟他說清楚了。我回信道：「感謝你提供機會讓我可以接觸到這麼棒的公司，但我得減少顧問時數以專心寫書，因此目前無法接受你的提議。還是祝你一切順利。」請注意我用「感謝你」而不是「我很抱歉」。他也客氣的回了信，我覺得很感恩。這次的互動再度強調了有時候「委婉拒絕」是可行的，而且比完全不回應更好。
有許多方法可以傳遞「委婉的拒絕」，而我也持續在學習如何和善但清楚的表達我的界線。
派特．海德里（Pat Hedley）是一位顧問與投資者，她最近跟我說：「每當我被要求做一些我無法以最高品質去完成的事情，我就會說『我沒辦法答應，因為我沒辦法撥出這件事要成功得花的時間與精力，我也沒辦法拿出最好的表現。而我不想讓你們失望或讓大家期待落空。』我寧願拒絕也不要把事情搞砸。當我從這個角度切入，大家會理解並對我拒絕的原因抱持感謝。」她說得真是太對了。
這裡有些「委婉拒絕」可用的說法，以確保你能同時維繫工作上的界線與人際關係：
- 「我很想幫忙，但我現在正專心於……」
- 「感謝你想到我，我很樂於與你合作，但我下個季度的工作全滿了。下次有機會請再想到我。」
- 「我希望我能幫上忙，但我不確定自己是不是合適的人選。你需要的是聚焦在……的人。」
- 「我覺得做X部分我會比較自在。我認為Y方面的專家來處理會有效率得多。」
- 「我很想跟你見面，但我最近都在忙著創業。我們等入夏之後再聯繫好嗎？」
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發表於 2025-12-19 17:03:52
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