開會技巧及企劃書

johnsonjohnson

【開會技巧及企劃書 】

第一部份：開會技巧

我們在這裡所要討論的，並不是一般所謂的會議規範，或是議事規則。只是把我們通常開會的方法，做一下整理；這裡，例舉常用的
三個籌備會，一個行前會為例。假設現在要辦一個營隊，當主辦者
，覺得時間差不多了，便需要開始找一個總籌備者，並沒有規定這
個人是主辦人或是活動組長。

一、        主辦者先找總籌談關於這一次的營隊有哪些目的、有哪些該注意的事項、有哪些跟既定活動相互配合的地方；接著，討論一下各組負責的工作人選，自己心中應有個底；並訂下一籌的時間，開始公佈及宣傳，使所有的工作人員都知道這個營隊要開始籌備啦。

二、        可委託總籌去找預定名單內之人員協調，看是不是有意願接任
    各組的工作；同時也與其協商、列清各組應該做的事項。

三、一籌：一籌招開，最重要的有兩個目的，一是確定工作人員的
    數目。二是確定各組的組員以及工作，三是建立所有工作人員
    對這次營隊的共識；所以，它的議程大致上有：

    ■總籌備者致詞 ( or主辦者致詞 )
    ■營隊的目的、時間、地點、角色分配
    ■各組組長及工作介紹
    ■工作進度
    ■二籌時間地點
    ■臨時動議

四、各組組長開始安排組員或適當人選做企劃書。此時，要注意企劃書的產生，我們會在下面企劃書的討論中說明。這時候，應該是經過下列的過程：
   《 組內討論 -  組外討論 - 初稿 -  總籌審核 - 修正完成 》


~ P-1 ~
五、二籌：企劃書應該已經定稿，同時裝定好發給大家。二籌的時
    候，就是企劃書一張一張的跑，看看還有沒有要做變動及修改
    的地方，由於這一項工作很費時，所以，在寫企劃書之前，一
    定要先經過大多數人的討論，而且，主持會議的人 (通常是總
    籌)最好能果斷以及有一些會議技巧；而二籌的議程大致如下
    ■總籌致詞
    ■跑企劃書
    ■三籌時地點
    ■臨時動議

六、當開完二籌之後，所有的設計面應該都已經完成了，所以我們
    就該往執行面去做；此時便會辦一些活動研習，因為執行上往
    往會比設計還來的困難，所以，二籌到三籌的時間，應該會是
    一籌到二籌之間時間的兩到三倍。

七、三籌：由於活動一但被執行之後，都會發現一些原本預料不到
的困難，所以，三籌的時候，還是要把企劃書再做一次修正。
不過各項活動都應該執行過，並且都應該可以上台，或都發現
    了不能執行上的困難所在；因此，三籌的議程大致是：
    ■總籌致詞 ( 執秘致詞 )
    ■修正企劃書
    ■各股工作報告
    ■行前會時間地點
    ■臨時動議
八、三籌到行前會之間，往往只與營期差不到一星期，所以，這一
    段時間，就是每個人把自己的工作再做一次確定，該排的有沒
    排，該買的有沒有買.............

九、行前會：我們一般都在營期前一天或兩天開，主要是確定各組
    的工作都已經完成，並且跑第一天的流程；大致議程如下：
    ■總籌致詞
    ■各股工作報告 ( 只要說哪些還沒完成,以及其完成時間 )
    ■跑第一天的流程
    ■臨時動議


                     ~ P - 2 ~
以上就是我們一般在一個營隊前會開的會，而在營期之中，我們或
多或少也會開一些會，最常見的，就是每天晚上的檢討會，主要是
檢討今天的一些缺點 ( 對於明天有幫助的再說，已經無法挽救的，
放在營後檢討會說 ) 以及跑明天的流程；一般，我們都是由總籌來
主持會議，不過，一但跑到流程，可由值星官開始，依序把流程時
間往下交給其負責人跑，並問大家有沒有問題 ( 如果遇到小隊時間
等無固定的負責人，則由總籌跑 )，此時， 最好每人手上都有今天明天的流程。
最後，營期終於結束了，我們就會開一個總檢討會，主要是要留給
下屆或是以後辦類似活動的參考；通常，由於營期最後一天晚上並
沒有跑當天流程，所以，總檢往往先跑最後一天的流程，再把全部
的活動都跑一次，由大家對於這一次的活動，有什麼缺失，記錄下
來。每一個會議，都需要所有工作人員參與，所費的人力頗大，所
以，主持人 ( 總籌  ) 應該要很明確的掌握每一次會議的進行，以及效率，在這邊，有幾點建議主持人：
■事先想好會有什麼問題，並且，想想要如何解決。
■在通告上面寫出會議議程，讓參加的夥伴有一個底。
■事先多瀏覽企劃書，並多想想，是不是有遺漏的地方。
■遇到很多意見，爭執不休的時候，看到討論到差不多的時候，快
  刀斬亂麻，發表自己的意見，公開表決。
■        當有一個問題，研究半天，能然達不到共識的時候，適時休會 ,
  私下找當事者協調。
■當有一個問題，大家都不知道如何解決的時候，適時把這個問題
  結束討論，先進行下個議題，等臨時動議時，再把這個問題提出
  討論。
  
※以上，大致是一個會議主持者常常會碰到的狀況，總之，如果要
  把一個會議主持好，主持者要多學一些人際的溝通技巧，以及一
  些辦事方法；如此，會議進行的快，工作夥伴也才可以工作的很
  愉快。






                      ~ P - 3 ~
第二部份：企劃書

一、        公用：
■便於設計 ( 活動 )
■便於記憶
■便於開會
■便於溝通

二、格式：

其實，企劃書的格式是沒有制式的，大致上來說，包含以下幾個項目：
■基本資料：時間、地點、活動名稱、負責小組。
■負責人：是指這一份企劃書是由誰寫的。
■主持人：是指值星官要把時間交給誰。
■活動目的。
■器材。
■需要支援：需要其它組或隊輔支援的地方。
■活動內容：整份企劃書的重點。
■備註。

※注意事項：
■        同一系列的活動最好用同一格式的企劃書，也就是說首行的標題
  都一樣,只要更動哪一部分就好了。
■器材清單最好清楚的列在一份企劃書的最後一行。

三、誕生：
一份企劃書誕生的方式可能有很多種，有人思考很久也寫不出來有人照抄以前的東西，有人憑一時衝動就寫出來.............以下，就介紹一些比較適合的方式，當然，並不一定這種方式就適合全部人，大家是要考慮自己的時間，不過，如果真的照這種方式，那寫出來的企劃書應該問題就會比較少：




                      ~ P - 4 ~
■        先弄清楚活動的主旨：在接到一個活動的時候，先問問總籌或組
  長，有沒有什麼要求，或是這個活動有沒有什麼目的，確定自己
  知道應該往哪個方向去設計。
■        初稿：參考以前人的設計或是自己學到的方式，先設計一份初稿
  ，做為一個自己的基本想法。
■        組內討論：把自己的初稿拿給組內討論一下，看看有沒有哪些應
  該做改進的。
■        組外討論：因為有時候，我們會需要一些本組外的人來支援這一   
  項活動 。
■        排定人選：把每一單項活動，好比說：一個團康、一首動唱排定
  要上台的人選。
■        總籌審核：交給總籌備者過目，看看是不是有哪些是與當的目標
  及方向不同的地方，或者是不是該做修正。
■修正：把總籌的建議及修正處更改過來。
■完成

企劃書是一項很重要的工作，希望夥伴們在接到一項活動的時候，能多想想，能多做溝通，最重要的，能多做大盤的考慮，這是目前團隊中比較欠缺；好比說，我在設計這一項活動的時候，是不是要創新，是不是應該給學弟妹看到哪些，是不是符合我們當初的營隊目的；一份企劃書只要好好寫，相信會議就不會開的很累...............