電子文件可以代替法定書面文件嗎？

絕對官僚

電子文件可以代替法定書面文件嗎？

　　我國法律在為了達到如存證、供複製、使當事人知所慎重與永久留存等目的考量下，就特定的事項規定必須製作「書面」文件，依我國現行法律的規定，在法律規定必須使用書面進行的事項，如果沒有依照規定方式辦理，將造成該事項不具法律上效力的結果。

　　我國法律並未對何謂「書面」明確定義，而隨著科技技術的發展，前述傳統書面文件的功能已可透過電子文件的製作、呈現、保存與傳送達到，因此電子文件的製作可否認為等同於書面文件的製作，電子文件是否與書面文件具有相同法律效力，在電子簽章法公布施行後，可以視該電子文件是否符合電子簽章法所規定的要件，判斷其是否具備法律上效力。原則上，依我國電子簽章法的規定，法律若規定要以書面為之的事項，若要使電子文件具有如同法律上紙本書面文件的效力時，除了必須獲得相對人的同意以電子方式製作文件之外，還必須確保所使用的製作技術可以使電子文件完整呈現書面文件的內容，且該電子文件不會隨著時間的經過或電腦系統的更新等因素而無法於事後閱讀與保存，並且必須可以在事後驗證該電子文件的真偽。再者，於我國電子簽章法規範架構下，尚需注意該事項有無經主管機關排除於電子簽章法的適用範圍外，倘若該事項已受排除而無電子簽章法的適用，仍以電子形式為之者，該行為將不具法律上效力。另外必須注意的是，倘若主管機關針對個別領域訂有不同的技術或程序規範時，就必須遵守該主管機關對於特定業務所訂立或公告之特別規定，符合以上規定時，該電子文件方具備如同實體書面文件的效力，也就符合其他法律「以書面為之」的規定。

　　在目前實務上，主管機關有依電子簽章法之授權，針對個別領域訂有不同的技術或程序規範者，例如行政院公共工程委會於(91)工程法字第91009926號，就技師執業執照換照辦法第3條第1項第4款規定之訓練證明文件正本，規定需使用身分認證機制上傳之技術進行。當主管行政機關已就特定事項之電子化方式 ，明定或公告須採用特別定技術或程序時，就必須遵守該特別規範的要求，該電子文件始具法律效力。

　　另外，除了前述主管機關基於電子簽章法的授權，各該主管機關亦有基於其本身職權的行使，針對該管業務之電子化訂定相關規定者，如金融機構辦理網路銀行業務時，必須遵守財政部核定之「金融機構辦理電子銀行業務安全控管作業基準」的相關規定辦理

　　目前我國除了以電子簽章法作為賦予電子文件效力之基本法外，隨著電子化發展趨勢，各目的事業主管機關亦有考量其電子化程度，就其掌管個別事項以法令明文規定，透過電子形式所為的法律行為與紙本具有相同法律效力者，如政府採購法第 93 之1條即規定，政府辦理採購時得以電子化方式為之，所提出之電子化資料視同正式文件，可以不用另備書面文件；檔案法施行細則第19條規定，各機關對於申請人申請閱覽、抄錄或複製檔案的案件，認其不合規定程式或資料不全者，應以書面通知該申請人，並於第20條規定如果該申請人是以電子傳遞方式提出申請，或者在申請書上註明電子傳遞位址時，機關就可以電子方式將通知書傳遞給申請人；公司法第177之1條規定，股東可以書面或依電子簽章法規定的電子方式，行使股東表決權。此類規範，乃各主管機關配合電子化程度，在法令上所為積極之因應。

來源：聯晟法網