一封信打動世界頂尖行銷大師、隔天就收到回覆⋯他用的原則只有1個

陽光先生

摘要：電子郵件是職場溝通的重要工具，一封信可能影響對方的第一印象與後續合作。寫好商務Email，關鍵在於尊重收件人時間、內容簡潔清楚、主旨明確、語氣得體，並善用粗體、附件與收件人設定，讓對方快速掌握重點。


在職場生活中，電子郵件是商務溝通的核心工具。多數業務都透過電子郵件進行，重要的資訊傳達和決策，有時也取決於一封郵件。

但出乎意料的是，很多人踏入職場時，並沒有掌握基本的郵件禮儀。這可能會讓對方留下不好的第一印象，甚至對職涯造成負面影響。

寫信的基本：尊重對方時間，把內容講清楚

撰寫電子郵件的基本，是尊重對方的時間、把內容講清楚。

忙碌時閱讀長信是一種負擔，所以信件要盡量簡潔，最好不要超過手機螢幕兩頁。請把重點放在核心內容，避免不必要的說明與冗長表達，只保留必要資訊。

寫信時，也可以適度把「讀者一定要看的重點」標示出來，例如用粗體或螢光標注，凸顯關鍵點。

不過，過度強調會降低可讀性，所以要適量。像是截止日、重要行程、核心請求事項等，用粗體呈現，就能避免對方漏看。

寫商務郵件時，請注意這7個細節

1.語氣要得體，避免太口語
郵件的語氣和風格也要注意。太口語或大量表情符號，在商務環境裡通常不合適。

雖然要看你和對方的關係與公司文化，但基本上仍應維持禮貌、使用得體的文字。

信件開頭與結尾應包含簡短問候，並正確寫出對方姓名。例如：

○○○先生／小姐您好，關於上次會議中討論的專案，補充資料如下……

用尊重對方的態度開場，通常能留下好印象；結尾加上「謝謝」等致意，也會更得體。

2.寄出前檢查錯字與文法
拼字與文法也要小心。小小錯字都可能降低專業與可信度。

送出前務必再檢查一次，修正錯誤，並確認句子是否自然。

3.主旨要具體，讓人一眼看懂目的
信件主旨要具體，讓人一眼看懂內容。

例如「會議時間變更通知」或「專案A預算核准申請」，光看標題就知道信件目的，有助於對方依據優先順序回覆和處理郵件。

4.附件與連結要說清楚
必要時可用附件或連結補充資訊。

附件檔名要與內容相符，並在內文提到有附件，避免對方漏看。

5.分清楚收件人與副本
寄信時也要分清楚收件人（To）與副本（CC）。

需要採取行動的人放在收件人；只需要知會的人放在副本。明確區分這兩者，責任歸屬就會清晰，工作推進也會更順利。

6.謹慎使用密件副本
密件副本（BCC）要謹慎使用。

在不告知對方的情況下把別人加進來，可能會破壞信任。除非特殊情況，否則最好少用。

7.避免情緒化表達，提出解決方案
電子郵件是會留下紀錄的正式溝通工具，因此請避免情緒化表達與負面語氣，要用客觀、專業的態度傳達內容。

若出現問題，要一併提出解決方案。比起急著轉嫁責任，展現合作的態度才是理想的做法。

回信速度，也會影響別人對你的信任

最後是回信速度。

盡可能快速回覆，最晚也最好在48小時內回信，對方會更信任你。

如果沒辦法即時回覆，先簡短地告知能夠在何時回覆，也是個好做法。

全世界通用的溝通原則

2023年年底，我在紐約將自我成長創作者「畫畫安德魯」（Drawandrew）和蓋瑞．范納洽（Gary Vaynerchuk）牽線。

後來我在首爾見到安德魯，問他：「你下次最想見誰？」他立刻回答：「賽斯．高汀（Seth Godin）。」

那天晚上，在吃完飯回家的計程車上，我寄信給這位世界級行銷大師。我寫了一個能夠吸引收件人的主旨，用大約兩句話簡短地介紹了自己；為了讓對方能快速掌握提案內容，我用粗體與連結整理清楚。提案細節也用粗體與螢光標注，讓重點一眼可見。

就這樣，無論語言是什麼，只要你站在收件人角度，讓對方「好讀、好懂」，就是全世界通用的原則。

隔天醒來，我就收到賽斯．高汀回信，同意了我的提案。

寫好郵件，就是累積職場信任

說職涯有一半以上是溝通，一點也不誇張。其中，電子郵件尤其重要。

只要你尊重對方的時間、把內容寫得清楚簡潔並維持禮貌，就能留下好的第一印象；長期下來也會累積信任，讓你更有機會建立成功職涯。

世界通用的溝通原則：站在收件人角度，簡短介紹、標註重點，讓對方能快速掌握提案內容。