簡潔寫作的必要性

無人島

職場上寫報告是基本的技能，內容邏輯條理，還有簡潔是必須的門檻！我們把簡潔寫作需要多花的心力視為一筆投資。忙碌的讀者比較願意花時間去讀簡短、清楚、有條理的訊息。

莎士比亞《哈姆雷特》裡的波洛尼烏斯說：「簡潔是智慧的靈魂。」莎士比亞創造這個句子有巧妙的雙重含意。它在反諷：《哈姆雷特》是他最長的劇，而波洛尼烏斯是他筆下最愛長篇大論的角色。但這句話也完全出於真誠。莎士比亞或許比其他任何寫作者都了解，用簡短卻令人難忘的方式訴說引人入勝的構想，具有歷久不衰的力量。他有許多描述方式已成為我們日常語言的標準用法，而四百年後，波洛尼烏斯這句話仍是受用無窮的至理忠言。

然而，在寫作者之間，卻流傳著一個普遍到惱人的錯誤觀念：多多益善。也許這是源於學生時代的記憶：九年級寫作文時，我們絞盡腦汁要達到規定字數。這也可能反映這個希望：寫得多，會讓我們看起來比較聰明、有很多話可以說。反過來說，這也可能反映一種恐懼：如果我們不多寫一點，就會漏掉一些關鍵的資訊。不管我們話太多的原因為何，事實是：多寫一點，反而更可能使讀者什麼都不讀。

首先，也最重要的是，你寫得愈多，別人就得花更多時間讀。閱讀非小說時，美國成年人平均每分鐘可讀大約240字—平均每秒只能讀4個字。雖然多讀幾個字詞或幾段句子需要的時間看起來微乎其微，但它會迅速累積。更多的文字也需要更多專注力。學術研究和我們自己的觀察證實，讀者比較可能去讀字數較少的訊息、構想和請求。

事實上，對於覺得冗長到難以招架的文章，現代讀者已經發展出一個常見、諷刺的短語：「TL;DR」，用來標示某則訊息或某篇文章「太長；（所以我）不讀」。簡潔的寫作固然能節省讀者的時間和心力，卻需要寫作者投入更多時間和心力。十七世紀數學家布萊茲．帕斯卡以一句致歉道盡這個取捨：「假如我有更多時間，我會寫更短的信。」（也有人說這句話出自作家馬克．吐溫、哲學家約翰．洛克和其他許多人，可見英雄所見略同。）寫冗長囉嗦的文章相對容易，我們可以把自己的意識流直接轉成文字。要把沒有章法的思想化為清楚、簡潔又明確有力的訊息，需要下更多的功夫。

大多數人從來沒有接受過簡潔寫作的技能訓練。雪上加霜的是，大部分人也沒有受過簡潔編輯（或自我編輯）的技能訓練。研究人員發現，人在編輯時傾向增加文字和內容，而不是刪減。行為科學家嘉柏麗．亞當斯和維吉尼亞大學同事做了一項證明這一點的實例研究。他們請受試者閱讀一篇關於英國萊斯特一座停車場地下發現理查三世遺骨的簡短文章，並寫摘要報告。然後，還請受試者編輯摘要報告，並讓它更能掌握到文章的觀點。結果，83％的受試者增加字詞。同樣的模式也出現在從旅行記事到專利等各種主題：在編輯的過程中，我們傾向增補而非刪減想法。

我們把簡潔寫作需要多花的心力視為一筆投資。忙碌的讀者比較願意花時間去讀簡短、清楚、有條理的訊息。如果他們真的花了心思，就更可能帶走最重要的資訊。先多花一點點時間精簡訊息，最後可能幫寫作者省下大量時間，減少後續追蹤、誤解和請求未實現的狀況。